こんにちは、オペリブログにアクセスいただき、ありがとうございます。
OPEReのコサコです。
オペリブログでは、医療機関の組織運営や業務改善にまつわるトピックを発信していきます。
今回は、病院DXに関する記事の第2回。「無料で始める病院DX〜HubspotとConfluence〜」についてお届けします。
第1回「病院DXに取り組むときの３つのコツ | 病院DX①」はこちらから。
復習：病院DXとは？
病院DXとは、患者へ提供する価値をデジタルを使って変革することです。
変革を推し進める際のコツとして、以下の３つを紹介しました。
患者への提供「価値・スピード・質」に関わる部分から始めること
組織的に小さく始めること
金額的に小さく始めること
金額的に小さく始める…無料でできることは？
いざ病院でDXを始めようと思っても、「今年度の予算はない…けど、なにかしなきゃ」「上層部はDXに懐疑的で、説得に時間がかかるのも…」と考える病院職員の方もいらっしゃるでしょう。
そんな病院でも小さく始めることができるのが、フリーミアムの製品です。
フリーミアムとは（ウィキペディア）
基本的なサービスや製品は無料で提供し、さらに高度な機能や特別な機能については料金を課金する仕組みのビジネスモデルである。
つまり、基本機能を無料で提供しているソフトウェアで、病院DXをはじめられます。
私もかつて病院事務職員として働いていましたので、今回のブログでは、病院職員時代を振り返って、「このツールがあればよかったのに！」と心から思ったフリーミアムなソフトウェアを２つ紹介します。
おすすめ１：HubSpot Sales Hub
病院DXを無料で始めるのに、第一におすすめするのが、営業支援ソフトウェアのHubSpot Sales Hubです。
HubSpot Sales Hubを使うと、外部の人とのメールのやりとり（ログ）やミーティングのメモを、会社ごとや個人ごとに自動で管理し、チームで共有・閲覧することができます。
外部ベンダーや取引先とやりとりしていると、以下のような課題はありませんか？
引き継いだばかりで、前任者がおこなったコミュニケーションを把握できない
各企業とのやりとり履歴を、上司の立場として把握できない
前方連携先のクリニックの医師と、どういうやりとりをしたか忘れてしまった…
HubSpot Sales Hubをチーム全員で導入して外部とやりとりをすれば、上記の課題は一気に解消されます。言った言わない・把握してるしてないという問題がなくなり、仕事の質・スピードが向上するでしょう。
HubSpot Sales Hubの良いところは、無料で利用できる機能が多いところです。
無料の範囲でありながら、セールス機能以外にも、マーケティングやCRM（顧客管理）機能も、充実しています。
また、導入が簡単なところもおすすめの理由です。メールサービスとして、GmailやOutlookを使っていれば、HubSpotとの連携に多くの時間は取られません（※情報部門に、決裁書は回してくださいね！）。
筆者自身もHubSpotユーザーで、Gmailのアドオン機能を使ってメールのログを記録したり、打ち合わせの議事録や電話対応の記録をHubSpot上に入力し、チームで業務を冗長化しています。
個人や会社単位だけでなく、案件ごとにメールを仕分けることも可能です（取引という機能を使います）。
病院によっては、前方連携や後方連携に関して、やりとりを可視化するのにも、活用可能でしょう。
※メールのドメインを指定して、メールのトラッキングを外すことができます。病院内のメールのやりとりが、HubSpot内に記録されないよう設定するのをおすすめします。
おすすめ２：Confluence
病院DXを無料で始めるのに、もうひとつおすすめしたいのが、Confluenceです。
Confluenceは、社内用のドキュメントツールです。
Confluenceを導入すれば、部署やプロジェクトチームで、
マニュアル・ルール・手順書
調査結果・議事録・プロジェクトの最新情報 など
Wordを作る感覚でウェブサイトのような見た目に仕上げることができます。
特に、情報システム室や物品管理室・用度課など、部署内で記録しておかないといけない業務が多い部署におすすめです。
病院内で働いていると、以下のような課題はありませんか？
委員会を引き継いだが、最新情報がどこで管理されているかわからない…
システムのドキュメントの記録がWordやExcelで管理されてて、情報をいつどう更新したかわからない…
部署の業務範囲が広すぎて、どこに何の情報を格納しているかわからない…
Confluenceを用いれば、Word感覚で、情報を一元管理できるため、部署の掲示板やプロジェクトマップとして、利用可能です。
また、ドキュメントの履歴や更新差分も確認できます。
Confluenceのよいところは、もちろん無料で始められることです。
10名までは、無料で利用することができます。
また、ドキュメントに階層構造をもたせることで、ページの行き来がしやすく、閲覧しやすいのが特徴です。
部署単位だけでなく、委員会や組織横断のプロジェクト（新棟建設、人事制度改革、広報室立ち上げなど）で、大量の調査や意思決定を記録に残して置く際に、とても役に立ちます。
プロジェクトが終われば、すべての記録をPDFにエクスポートすることも可能です。
Confluenceを導入すれば、大量のWord文書やPowerpointを開いて、過去の履歴を追う必要はなくなります。
部署やプロジェクトチームのメンバーは、常に最新の情報をみて、仕事を進めることができるようになるため、仕事のスピードや質の向上に寄与するでしょう。
まとめ
今回は、病院DXのコツの１つである「金額的に小さく始めること」に焦点を当て、無料で始めるDXと称して、私自身がかつて病院職員だったときに使いたかったソフトウェアを２つ紹介しました。
HubSpot Sales Hub：外部の人とのメールを一元管理
Confluence：部署やプロジェクトのドキュメントを一元管理
皆さんの病院でも、小さく始められる病院DXとして、無料で始められるソフトウェアを導入してみませんか？
続きは、こちら「採用情報や患者説明は、縦型動画の時代へ | 病院DX③」
参考文献
ウィキペディア フリー百科事典. "フリーミアム”. Wikipedia. https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%95%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%9F%E3%82%A2%E3%83%A0 (2022.09. 09)
Sales Hub. HubSpot. https://www.hubspot.jp/products/sales?hubs_content (2022.09. 09)
Confluence. Attlassian. https://www.atlassian.com/ja/software/confluence (2022.09. 09)